Kijowski Kartel Kartonowo-Papierniczy

  • Kijowski Kartel Kartonowo-Papierniczy zarządza swoją działalnością dzięki Microsoft Dynamics AX

  • Kyiv Cardboard and Paper Mill
  • Sytuacja

    Kijowski Kartel Kartonowo-Papierniczy jest publiczną spółką akcyjną, która jest liderem krajowego przemysłu kartonowo-papierniczego. Jest to jedno z największych przedsiębiorstw na Ukrainie i w Europie. Jego udział w krajowej produkcji kartonowo-papierniczej wynosi 30%. Klientami firmy są ponad 500 przedsiębiorstw Ukrainy, kilku krajów WNP oraz innych państw. Kompleks produkcyjny KKKP składa się z 3 głównych (tary i kartony, bibuły i wyroby z papieru, opakowania faliste) oraz 4 pomocniczych działów. W ciągu ostatnich 30 lat wewnątrz firmy zostało opracowane mnóstwo aplikacji biznesowych do rozwiązania różnych zadań (zaczynając od przygotowania i planowania produkcji i kończąc na logistyce i sprzedaży).  Rozwiązaniem „klasycznym” ( rachunkowość w „1C”, rachunki finansowe w Microsoft Excel itd.) stopniowo były dopełniane nowoczesnymi systemami zarządzania procesami technologicznymi. Trzeba zaznaczyć, że dość szybko fragmentacja i wąska specjalizacja takich rozwiązań doprowadziła do braku możliwości tworzenia wspólnego systemu informatycznego. Skutkowało to tym, że wszelkie procesy biznesowe potrzebowały dużej ilości zasobów i czasu na adaptację aplikacji. Poza tym, po tym następował etap regeneracji działalności operacyjnej. Tak samo nie było możliwości opracowywania informacji w czasie rzeczywistym, dlatego systemy były wykorzystywane w celu podsumowania wyników na końcu miesiąca.

    Tak się pojawiła potrzeba wdrożenia systemu, który połączyłby rozwiązania ERP (Enterprise Resource Planning) z MES (Manufacturing Execution System). O ile wybór zarządzania przedsiębiorstwem był oczywistym (dzięki obecności światowego lidera dla przemysłu celulozowo-papierniczego – Optivision firmy Honeywell), o tyle sytuacja z kompleksowymi systemami zarządzania przedsiębiorstwem była znacznie gorsza. Okazało się, iż zbyt mało jest przedstawicieli takiego rodzaju rozwiązań, którzy będą mogli zabezpieczyć wsparcie nieprzerwanych etapów produkcyjnych, a także zagwarantować niestandardowy sposób księgowania kosztów.

    Poza tym, ważne były także zadania integracji rozwiązań ERP z „Optivision” a także wdrożenie rachunkowości zintegrowanej, podatkowej i finansowej. Został wybrany system Microsoft Dynamics AX, będący aktywnie rozwijającą się platformą z możliwościami adaptacji rozwiązań, który spełni wszystkie wymagania firmy.

    Rozwiązanie

    Projekt startował w kwietniu 2009 roku, jego uruchomienie zaplanowane było na 1 stycznia 2011 roku. Niestety, w tamtym czasie na Ukrainie oraz w krajach sąsiadujących nie było firmy, która miałaby doświadczenie we wdrożeniu Microsoft Dynamics AX w przemyśle celulozowo-papierniczym. Niemniej jednak został wybrany kontrahent, który podjął się tego. Na etapie analizy procesów biznesowych zaszły zmiany, które związane były z ilością uczestniczących firm wykonawczych, strukturą grupy zarządzania projektem, wyborem Kierownika projektu i zmianą odpowiedzialności za wdrożenie projektu, co z kolei miało wpływ na terminy realizacji. Według Dyrektora do spraw IT Aleksandra Dydarenki, głównymi problemami były złożoność projektu, potrzeba uwzględnienia specyfiki 3 głównych i 4 pomocniczych działów kartelu, krótkie terminy realizacji projektu, brak specjalistów, zmiana ukraińskiego ustawodawstwa podatkowego ze stycznia 2011 roku.

    Wiosną 2010 roku projekt został faktycznie uruchomiony ponownie, została sformowana własna grupa projektowa w składzie 5 specjalistów mających doświadczenie we wdrożeniu Microsoft Dynamics AX, firm wykonawczych, które brały udział w projekcie i przyczynili się do jego uruchomienia – firmy ERP PROFI I SMART business. Ilość jednocześnie zaangażowanych w projekt specjalistów firm wykonawczych i KKKP w czasie maksymalnego obciążenia wynosiła 50 osób. Uruchomienie systemu zostało przeniesione na 1 kwietnia 2011 roku (95% wszystkich zadań zostało wykonane w czasie od marca 2010 r. do marca 2011 r).

    Projekt został zrealizowany na bazie Microsoft Dynamics AX 2009 przy wykorzystaniu 3-wartstwowej architektury: serwer baz danych (Microsoft SQL Server 2008), serwer aplikacji, miejsc klienckich. Jako zasób do opracowania i otrzymania połowy formularzy sprawozdawczych wykorzystywane jest SQL Server Reporting Services.

    W trakcie wdrożenia została zaimplementowane rachunkowość finansowa, sprawozdania zapasowe, sprzedażowe, a także po raz pierwszy na Ukrainie zostały zrealizowane rachunkowość i księgowość podatkowa zgodnie z działającym ustawodawstwem razem ze wszystkimi zmianami w latach 2011-2012 r.. Poza tym, w ramach projektu zostały opracowane kompleksowe interfejsy do współpracy z systemami MES „Optivision” do przemysłów kartonowego i papierniczego, oraz PMASC (system planowania przedsiębiorstwa do wytworzenia tektury falistej). Także została przeprowadzona integracja z systemami kontroli wagi kolejowej i drogowej, wdrożony został system zarządzania logistyką transportową. Ilość użytkowników systemu na czas uruchomienia wynosiła ponad 100, gdyż w chwili obecnej jest ich ponad 250.

    „Specyfiką danego wdrożenia jest nieprzerwalna produkcja w fabryce. Skutkuje to tym, że podczas przejścia od istniejącego systemu do nowego nie można robić przerwy ani na chwilę. W takich przypadkach, do czasu przejścia powinny być sprawdzone, przetestowane i zatwierdzone wszystkie procesy, a pracownicy wyszkoleni. Oczywiście robiliśmy to w sposób nieformalny, trudno jest wyszkolić wszystkich przyszłych użytkowników w naszym wypadku. Większość z nich pracuje zmianami. Dlatego też System Go Live był wszędzie wspierany przez konsultantów: na magazynach, terenach przemysłowych; także podczas wprowadzania niezbędnych danych i szkoleń użytkowników.”

    Author's imageAnatoly NekryachKoordynator projektu ERP, KKKP

    „Jednym z pierwszych celów wdrożenia była automatyzacja sprzedaży kartonu, gdzie głównym modelem był bazowy proces sprzedaży: od przyjęcia zamówienia do jego wysyłki do klienta. Biorąc pod uwagę specyfikę i szeroką nomenklaturę produktów, wykorzystanie w trakcie codziennej pracy z Microsoft Dynamics AX pozwoliło całkowicie znieść stare zasady opracowania zamówień. Teraz klienci mogli śledzić status i terminy realizacji zamówień on-line: dla każdego klienta przeprowadzana jest indywidualna analityka wykonania jego zamówień z wyznaczonym terminem produkcji w systemie, a każde zamówienie na sprzedaż związane jest z zamówieniem na świadczenie usług transportowych. Procedura wypisywania certyfikatów, jakości na każdą partię kartonu nie jest już pracą ręczną – wszystkie wskaźniki przekazywane są z systemu i drukowane są automatycznie w chwili wysyłki. Dodatkowo, wszelka informacja o każdym kartonie bądź arkuszu papieru przechowywana jest od początku produkcji do wysyłki do klienta. Jeśli chodzi o zamówienia eksportowe, to zostało zrealizowane kilka procedur, dzięki którym można formować ze zwykłych faktur specjalne faktury wysyłkowe). Dzięki prawidłowemu deklarowaniu ładunków, formowaniu faktur do odprawy celnej, a także minimalizacji wpływu czynnika ludzkiego, naszej firmie udało się jako jednej z pierwszych trafić na „białą listę” Ukraińskiej Służby Celnej i przejść w przyszłości na elektroniczne deklarowanie sprzedaż eksportowych. Funkcjonalność systemu pozwala polepszyć w ciągu kilku kliknięć różnorakie sprawozdania: salda obrotu magazynowego, analiz ABC itd., w sposób dokładny i bezbłędny prognozować obroty gotówkowe w różnych walutach, zbudować bardziej skomplikowane modele sprzedaży z uwzględnieniem czynnika sezonu i specyfiki rynku, chociaż wcześniej musieliśmy się ograniczać danymi statystycznymi, na które trzeba było poświęcać naprawdę dużo czasu.”

    Alexandr MolodtsovKierownik działu sprzedaży kartonu, KKKP

    Spośród najbardziej istotnych momentów warto wymienić następujące:

    • Został opracowany i wdrożony mechanizm automatycznego wypisywania całego pakietu dokumentów na produkowaną i wysyłaną produkcję, łącznie z certyfikatami jakości i produkcji (wypisywane są w Microsoft Dynamics AX, ale formowane na bazie danych pierwotnych systemów produkcyjnych MES). Przykładowo, teraz wyciąg HH z formowaniem wspólnego rejestru (wymaganie kodeksu podatkowego 2012r.) robiony jest niezależnie od tego, gdzie jest wypisywany (w dziale księgowości, na magazynie kartonu bądź papieru, dziale produkcji opakowań foliowych). I to w trybie 24/7. Chyba, że głównym surowcem fabryki jest makulatura. Miesięcznie używane jest ponad 28 tys. ton surowców. Do wdrożenia Microsoft Dynamics AX, zestawienia wszystkich wpływów surowców przenoszone były ręcznie do 1C z lokalnych programów zestawień. Po wdrożeniu Microsoft Dynamics AX wszystkie operacje tzw. „Głównej Księgi” wykonywane są automatycznie (jest to około 2000 operacji miesięcznie).
    • Zostały opracowane i wdrożone algorytmy i modele obliczenia kosztów, łącznie z uwzględnieniem specyfiki branżowej. Przykładowo, wcześniej obliczenie kosztów jednostkowych produkcji fabryki papierniczej, produkującej ponad 150 rodzajów wyrobów (papieru toaletowego, serwetek, ręczników papierowych) odbywało się według grup towarów i trwał, co najmniej 10 dni. Po wdrożeniu opracowanych algorytmów obliczenia koszów Microsoft Dynamics AX, proces ten odbywa się dla każdego rodzaju produktów (!), Powiększono precyzję, a czas nie trwa dłużej niż 2 dni. Co więcej, 90% tego czasu spędza się nie na obliczenie kosztów jednostkowych, tylko na sprawdzenie prawidłowości danych wstępnych. W przyszłości obliczenie kosztów jednostkowych planowane jest nie tylko na końcu miesiąca, ale także, co dziesięć dni.
    • Zostały opracowane specyficzne algorytmy i procesy, wykorzystywane w trakcie produkcji opakowań foliowych. Przykładowo, około 2,5 tys. zamówień miesięcznie. Obliczenie kosztów jednostkowych do wdrożenia Microsoft Dynamics AX był dostępny wyłącznie przy segmentacji produktów. Teraz finalizowane są prace, dzięki którym zostanie zrealizowany mechanizm obliczania w czasie rzeczywistym faktycznego stanu kosztów jednostkowych na każde z zamówień. Dodatkowo, dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics AX jest możliwość automatycznej kontroli alokacji zamówień w procesie produkcji, w zależności od ilości już złożonych zamówień  (zrealizowanych bądź przebywających na magazynie). Także zautomatyzowana została kontrola relacji finansowych z każdym z klientów.
    • Zrealizowana została możliwość prowadzenia rachunkowości i księgowości podatkowej w systemie Microsoft Dynamics AX łącznie ze zmianami, związanymi z prowadzeniem w życie nowego kodeksu podatkowego w 2011 r. Rozwiązanie można podzielić na kilka głównych bloków: ogólna rachunkowość finansowa; uwzględnienie podatku VAT; rachunkowość podatkowa.

    „Projekt wdrożenia w KKKP był najtrudniejszym w całej mojej karierze. Mimo wcześniej wymienionych przyczyn związane to było z wielką ilością procesów biznesowych, które trzeba było wdrożyć, wdrożeniem w trakcie realizacji projektu dużej liczby nowych wymagań, ograniczeniem terminów wdrożenia, a także zarządzaniem dużą liczbą personelu w grupie projektowej. Do pokazania skali projektu można powołać się na następujące liczby: początkowy plan projektu, opracowany przed jego startem, był wyszacowany na 13 tys. roboczogodzin, podczas gdy w czasie rozruchu system faktycznie spędzony czas wyniósł 27 tys. roboczogodzin. Różnica pomiędzy planami wyniosła z kolei 3 miesiące. Dla takiego projektu jest to zjawiskiem normalnym (zgodnie ze standardami zarządzania projektami PMI). Mimo wszystko, projekt był wykonany zgodnie z uprzednio zatwierdzonym budżetem”.

    Vlad BerezinKierownik projektu od lutego 2010 r. oraz Dyrektor ERP PROFI

    „Projekt był trudny przez duży zasięg funkcjonalny, rozruchu systemu w trybie cut-off – kiedy to w pewnym momencie całkowicie przestaje działać jeden system i zaczyna zupełnie inny. Był to jeden z najtrudniejszych projektów, aczkolwiek najbardziej efektywny. Można go używać tylko wtedy, gdy ma się dużą liczbę wykwalifikowanych zasobów (czasami sama liczba konsultantów i deweloperów przekraczała 30 osób), zorganizowaną współpracę całego zespołu łącznie z zasobami zarówno wewnętrznymi jak i wewnętrznymi, a także dzięki ogólnemu wsparciu projektu od strony kierownictwa Klienta”.

    Author's imageKirill RudnevSales Director, SMART business

    Po uruchomieniu systemu ERP miał miejsce pewien okres dostrajania, w trakcie, którego trzeba było naprawić niektóre błędy organizacyjne i techniczne, uporządkować importowanie różnorakich danych pierwotnych z wcześniejszych aplikacji i programów. Niemniej jednak, od pierwszego dnia, system wykorzystywany był przez pracowników firmy w trybie 24/7.

    „Warto zaznaczyć, iż aby zaoszczędzić trochę czasu podczas transferu, uwzględniony był system automatycznego montażu kodu źródłowego i jego transferu do aplikacji testowej. Dodatkowo, były wykorzystywane i wciąż są, systemy rejestracji zadań i przechowywanie ich kodu źródłowego, co z kolei pozwoliło na skrócenie czasu komunikacji konsultantów i deweloperów, i pozwoliło na przejrzystą ocenę stanu gotowości aplikacji do jej uruchomienia. Kompleks przyjętych miar technicznych pozwolił na osiągnięcie zamierzonych celów i na uruchomienie systemu w odpowiednim zasięgu i zgodnie z wyznaczonymi terminami.”

    A.N. YuskovKierownik działu projektowego systemu ERP, KCPM

    Teraz dokonywana jest kalkulacja kosztów jednostkowych oraz uruchomienie bloków funkcjonalnych drugorzędnego priorytetu, a mianowicie uwzględnienia logistyki i poszukiwania transportu, kontroli transportu na terenie przedsiębiorstwa, budżetowania, automatyzacji procesów, składania i zatwierdzenia zamówień o zakup „Firma Ofertowa”, a także wdrożenie systemu kodowania kreskowego na magazynach wszystkich działów produkcyjnych itd.

    Zalety

    Pomimo złożoności i skali projektu, udało się w ciągu pierwszych 12 miesięcy zwrócić jego koszt. Tak wysoki wskaźnik ROI można wyjaśnić objęciem dosłownie wszystkich obszarów działalności firmy i zagwarantowaniem istotnych dla firmy zalet.

    Jedyny zunifikowany system zarządzania przedsiębiorstwem

    Integracja wszystkich procesów biznesowych do wspólnego mechanizmu zarządzania zagwarantowały zcentralizowaną kontrolę nad całym cyklem technologicznym – zaczynając od dostawy surowców i kończąc sprzedażą produkcji końcowej. Dzięki temu biznes jest lepiej zarządzany, a kierownictwo kartelu miało możliwość podjęcia właściwych decyzji zarządczych na podstawie dokładnych i wyczerpujących danych w czasie rzeczywistym. Przykładowo, kalkulacja kosztów we wcześniejszych systemach księgowych nie pozwalała na szczegółową kalkulację kosztów każdego z produktów, dlatego też odbywała się ona na całą grupę artykułów. Wynik operacyjny można było osiągnąć tylko 15-20-go dni po zamknięciu miesiąca, a nie w trakcie operacyjnego trybu działania. Dodatkowo, nowy system pozwala na eliminację tej i wielu innych błędów, związanych z przekazywaniem danych pomiędzy systemami, a także na eliminację podwójnego wprowadzenia danych.

    Całkowite uwzględnieni specyfiki procesów produkcyjnych

    Oprócz funkcjonalności, która może samodzielnie parametryzować się i ustawiać względem konkretnych procesów biznesowych, Microsoft Dynamics AX 2009 oferuje zaawansowane narzędzia poszerzenia możliwości i integracji z systemami zewnętrznymi. Dzięki temu udało się całkowicie uwzględnić specyfikę wszystkich rodzajów produkcji kartelu, zagwarantować współpracę z MES i innymi systemami. Według Vlada Berezina, inne systemy ERP nie potrafiłyby raczej zagwarantować takiej elastyczności, a przynajmniej skomplikowałyby proces wdrożenia, zwiększyłyby jego wartość i przedłużyłyby terminy realizacji projektu.

    Przejrzystość procesów biznesowych

    Dokładna formalizacja procesów biznesowych w systemie ERP pozwala na ich całkowitą przejrzystość i nie pozwala użytkownikom odstąpić od przyjętych zasad. Skutkiem realizacji projektu było ulepszenie kontroli nad kosztami, poprawa jakości obsługi klientów. Procesy logistyczne (dostawa produkcji użytkownikom) były związane ze wprowadzonymi do systemu umowami, zaczęły uwzględniać ich konkretne wymagania, co z kolei pomogło zrealizować mechanizm kontroli logistycznej, należności i płatności klientów.

    „Projekt ten był najtrudniejszym w mojej karierze. Mieliśmy  przemyślaną decyzję klienta i istniała konieczność uruchomienia jednocześnie maksymalnej liczby procesów. Próbowano pokryć funkcjonalnością wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa. Jeśli chodziło o kupno, to brano pod uwagę cały łańcuch dostawy surowców, towarów, materiałów, zaczynając od formowania zamówienia dostawy, potwierdzenia dostawy, zamówienia transportu, analizy kontroli wagowej i śledzenia zadłużeń według wzajemnych obliczeń. Takie podejście stosowane było wszędzie. Jeśli chodzi o sprzedaż, to znów to samo – od przyjęcia zamówienia, planowania produkcji, jej wytworzenia i do wysyłki z magazynu, przy jednoczesnej analizie kontroli wagowej i kontroli wzajemnych obliczeń.”

    Galina DonetsMicrosoft Dynamics AX, ERP PROFI implementation consultant

    Informacje dodatkowe

    Kijowski Kartel Kartonowo-Papierniczy (KKKP) – jest liderem przemysłu celulozowo-papierniczego na Ukrainie. Jest jedną z największych firm w kraju i Europie.

    Dowiedz się więcej na temat produktów i usług firmy KKKP na stronie: www.papir.kiev.ua.

  • Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji

    Pobierz case study