Konica Minolta Ukraine

  • Konica Minolta Ukraina doskonali biznes dzięki systemu ERP

  • Konica Minolta
  • O firmie

    Konica Minolta Ukraina jest ukraińskim oddziałem firmy Konica Minolta, będącego światowym liderem w dostawie produktów i usług serwisowych w dziedzinie opracowywania zdjęć i druku. Jako system korporacyjny zarządzania biznesem firma wybrała rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV, które wdrażane jest dla ponad 30000 pracowników. Konica Minolta Ukraina łącznie ze wszystkimi jej wszystkimi rozproszonymi geograficznie strukturami zaczęła, jako pierwsza korzystać z rozwiązań Microsoft.

    Przejście z rozwiązań Galaktyka i IC na Microsoft Dynamics NAV polepszyło jakość proponowanej obsługi, pozwoliło zoptymalizować procesy biznesowe firmy, przyspieszyć proces podjęcia decyzji oraz, jako rezultat, zwiększyć przychody przedsiębiorstwa.

    Sytuacja

    Konica Minolta zajmuje się sprzedażą i marketingiem produkcji wielofunkcyjnej, kopiarek, drukarek, rozwiązań biznesowych druku offsetowego, a także obsługi i wsparcia technicznego produkcji na Ukrainie.

    Dzisiaj w składzie Konica Minolta Ukraina funkcjonuje 6 biur: w Kijowie, Dnipropetrowsku, Doniecku, Charkowie, Odessie, Równym, a także dwa centra serwisowe w Krzywym Rogu i Połtawie, które zajmują się zarówno sprzedażą sprzętu Konica Minolta, jaki i obsługą serwisową. Każde biuro ma swoje własne centrum serwisowe, regionalną sieć dealerów, swój plan wielkości sprzedaży oraz plan budżetowy. Pion operacyjny firmy jest zarządzany przez Dyrektora Generalnego, wspieranego przez menedżerów sprzedaż y regionalnej, menedżerów do spraw obsługi klientów.

    System ERP Galaktyka, będący lokalnym rozwiązaniem, wykorzystywany był w firmie w celu wsparcia informacyjnego biznesu na Ukrainie. Był on dopasowany do specyficznych wymagań niektórych procesów dystrybucji i finansów.  W kwestii rachunkowości wykorzystywane było rozwiązane firmy 1C.

    Ciągłe doskonalenie i rozwój biznesu jest sednem sukcesu w dzisiejszym wysoce konkurencyjnym środowisku. Komplikacja zadań biznesowych, zwiększenie ilości pracowników, bardziej efektywne zarządzanie usługami spowodowały zapotrzebowanie na optymalizację wszystkich procesów biznesowych w Konica Minolta Ukraina.  Dotyczyło to sprzedaży, logistyki, obsługi, finansów, zarządzania personelu. Konica Minolta Ukraina zainteresowane było wdrożenie we wszystkich biurach wspólnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, która pozwoliłoby zoptymalizować sposób prowadzenia biznesu.

    Systemem, który według grupy międzynarodowej Konica Minolta jest najbardziej odpowiedni dla firmy, jest Microsoft Dynamics NAV. Dla Konica Minolta Ukraina, będącej jednym z oddziałów firmy, zmiana na taki informacyjny system zarządzania była całkiem naturalna.

    „Konica Minolta działa na rynkach różnych krajów. Wiarygodna i adekwatna informacja, dostarczana dzięki Microsoft Dynamics NAV, jest warunkiem obowiązkowym prowadzenia naszego biznesu. Dzięki takiej informacji podejmujemy decyzje, które pozwalają w sposób efektywny funkcjonować w granicach naszej strategii biznesowej”.

    Author's imageAri EinarssonMenedżer do spraw IT, Konica Minolta

    «Już od dawna myśleliśmy nad rozwiązaniami Microsoft Dynamics – od 2003 roku. Unifikowanie podejść do zarządzania biznesem i jego efektywności, wykorzystywanych w Konica Minolta, a także świetne doświadczenie naszych pracowników zagranicznych wpłynęły na zmianę na ten system akurat teraz, w trakcie spadku ekonomicznego. Akurat teraz kwestie efektywności biznesowej są najważniejsze».

    Author's imageVladimir SovenkoDyrektor Generalny, Коnica Minolta Ukraine

    Rozwiązanie

    In 2008 «Konica Minolta Ukraine» started working on migration to Microsoft Dynamics NAV. General contractor of the project was Tectura company – largest in the world Microsoft partner on business applications, delivering industry software solutions at Microsoft Dynamics base. Parent company – Konica Minolta Business Solutions Europe along with Tectura developed their own module for management of the specific processes in the group of companies – Navision Uniform Solution. In all processes of preparation and implementation parent company’s specialists from the Konica Minolta Business Solutions Europe headquarters (Langenhagen, Germany) were actively involved. Local Microsoft partner that performed the implementation and support of the solution, was Ukrainian company SMART business, Gold Certified Partner in Microsoft Dynamics line.

    «Klient chciał, byśmy jednocześnie z wdrożeniem modułu finansowego zintegrowali go z Navision Uniform Solution – opracowaniem własnym firmy macierzystej. Dzięki temu w projekcie wzięło udział dużo uczestników – ukraińska spółka córka, klient Konica Minolta Ukraina, europejska firma macierzysta Konica Minolta Business Solutions Europe, główny kontrahent – partner Microsoft firma Tectura, i my, firma SMART business, jako że jesteśmy lokalnym partnerem Microsoft. Mieliśmy zintegrować rozwiązania własne z modułem finansowym systemu, aby to było zgodne z wymaganiami prawnymi Ukrainy, a także przeprowadzić związane z tym szkolenia użytkowników, treningi, transfer danych i wprowadzenie systemu do trybu użytkowania».

    Author's imageKirill RudnevSales Director, SMART business

    Celem głównym wdrożenia nowego systemu była standaryzacja procesów obsługi serwisowej i logistyki oraz prawidłowa integracja tych procesów z rachunkowością finansową. Dla Konica Minolta Ukraina rachunkowość finansowa składa się oprócz rachunkowości i księgowości podatkowej (zgodnie z wymaganiami prawodawstwa ukraińskiego) z generowaniem sprawozdań zgonie ze standardami międzynarodowymi dla firmy macierzystej.

    Biuro na Ukrainie było drugim ze wszystkich naszych biur międzynarodowych, gdzie zostało przeprowadzone podobnego rodzaju wdrożenie. Mówiąc o stronie technicznej projektu:

    «Architektura rozwiązania jest tradycyjną europejską – główny serwer jest w Niemczech – w głównym biurze firmy macierzystej, a wszyscy użytkownicy ukraińskiej firmy (może być nawet 50 osób) pracują w trybie terminalowym».

    Author's imageKirill RudnevSales Director, SMART business

    A zatem, wszystkie geograficznie rozproszone oddziały kontaktują się z firmą dzięki centralnemu serwerowi za pośrednictwem Internetu przy użyciu Microsoft Windows Terminal Services.

    Dla efektywnej współpracy w ramach grupy projektowej, w skład której weszli przedstawiciele Ukrainy i Niemiec, została zorganizowana wymiana informacjami dzięki technologii Microsoft SharePoint Server 2007, co z kolei przyczyniło się do szybszej przeprowadzenia pracy kolektywnej.

    «Wyznaczyliśmy kluczowych użytkowników serwisu, sprzedaży, logistyki, finansów. Dalej dzięki grupie projektowej zajęliśmy się realizacją procesów biznesowych Microsoft Dynamics i powiedzieliśmy, jakie funkcje i w jaki sposób powinny być zrealizowane. Po pierwszym etapie testowym przeprowadzona została lokalizacja, następnie kluczowi użytkownicy przeprowadzili testowanie końcowe systemu przed jej uruchomieniem. Takie podejście pomogło w sposób bardziej efektywny poszerzyć umiejętności wykorzystania systemu we wszystkich naszych biurach».

    Author's imageTatyana KostykHead of the project group on Navision Uniform Solution implementation, Кonica Minolta Ukraine

    «Najtrudniejszym zadaniem tego projektu była integracja lokalnych wymagań ze standardami korporacyjnymi. Dzięki dokładnej strukturze procesów, dobremu przygotowaniu użytkowników kluczowych, a także uwadze podczas testowania protorypu systemu, można było uruchomić system bez równoczesnego etapu korzystania ze starego i nowego systemu».

    Author's imageKirill RudnevSales Director, SMART business

    Zostało przeprowadzone ogólne testowanie integracyjne pod kierownictwem koordynatora od strony ukraińskiej firmy-klienta, który obejmował możliwe procesy i sprawdził prawidłową pracę systemu na wszystkich etapach. Takie testowanie i jego uruchomienie zagwarantowały gładką pracę firmy w obsłudze swoich klientów bez tracenia czasu oraz pogorszenia obsługi w trakcie wdrożenia.

    «Wdrożenie to jest dobrym przykładem współpracy partnerów i klienta. Głównym ryzykiem tej pracy były ewentualne opóźnienia związane z akceptacją różnych zmian w ustawieniach i funkcjonalności. Klient zaangażował się w najwyższym stopniu oraz całkowicie skoncentrował na zadaniach projektu. Pozwoliło to na wykonanie zadań w krótkim terminie, a także wpłynęło pozytywnie na efektywność całego przedsięwzięcia».

    Author's imageYuriy PodvalniyKonsultant do spraw serwisu i logistyki, SMART business

    Zalety

    Konica Minolta Ukraina przeszła na standardową sieć korporacyjną grupy Konica Minolta, co z kolei pomogło podnieść jakość obsługi serwisowej, zoptymalizowało procesy biznesowe firmy. Przyspieszyło to procesy podjęcia decyzji i, jako rezultat, usprawniło zarządzanie firmą. W planach firmy jest rozwój posiadanego systemu dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics NAV dla zwiększenia orientacji na klientów, a także podłączenie do systemu zdalnych użytkowników z urządzeniami mobilnymi.

    Polepszenie jakości obsługi serwisowej

    Rozszerzone wsparcie techniczne sprzętu Konica Minolta, wykonywane dzięki modułowi Navision Uniform Solution, pozwala na lepsze śledzenie problemów związanych z obsługą serwisową sprzętu, zainstalowanego u klientów.

    «Jesteśmy bardzo dumni ze zrealizowanego serwisu Microsoft Dynamics NAV. Przykładowo, informacja o potrzebie zmiany tonera nadchodzi bezpośrednio z naszych drukarek do systemu informacyjnego menedżerów i inżynierów serwisowych. Ponadto, mamy wszystkie niezbędne dane do planowania i realizacji najlepszej jakości obsługi».

    Author's imageDmitry SukhotskyKierownik służby serwisowej, Konica Minolta Ukraine

    Optymalizacja procesów biznesowych

    Rezultatem wdrożenia, firma zmieniła i ulepszyła mnóstwo procesów biznesowych. Integracja systemu zarządzania ze środowiskiem firmy macierzystej usprawniła wymianę danych i pozwoliła na bardziej efektywne wykonywanie większości procesów. System pozwala na racjonalną wymianę dokumentacji dzięki śledzeniu praktycznie wszystkich procesów biznesowych, łącznie ze statusami zadań, dokumentami księgowymi i obsługą klientów.

    Ułatwienie procesu ustawienia parametrów systemu

    Narzędzia Microsoft Dynamics NAV zwiększyły efektywność pracy pracowników, dając większą możliwość w sposób bardziej elastyczny kontrolować system, pracować bardziej efektywnie i zwiększyć wartość biznesu Konica Minolta na Ukrainie.

    «Przykładowo, podczas pracy z plikami pojawiła się możliwość dokonać automatyczne zamówienie na akcesoria. Eliminuje to czynnik ludzki i możliwość „zapomnięcia” o dokonaniu jakiejkolwiek ważnej dla biznesu operacji».

    Author's imageNatalya PshenichnayaHead of the Logistics department, Konica Minolta Ukraine

    «Z naszego punktu widzenia, główną zaletą systemu jest jej możliwość elastycznego dostosowania do specyfiki biznesu. Jeszcze jest jeden ważny aspekt – wygoda menedżerów z codziennego korzystania z pracy. Na przykład, nasi pracownicy.,Nasi pracownicy docenili zautomatyzowany system podczas wypisywania zamówień».

    Author's imageElena IgnatenkoKierownik działu logistyki, Konica Minolta Ukraine

    Udoskonalenie analizy danych i raportowania

    Wdrożenie Microsoft Dynamics pozwoliło nie tylko na szersze możliwości analizy danych i formowania sprawozdań, ale także ułatwiło pracę użytkowników z dokumentami.

    “Po zmianie na nowy system księgowanie towaru odbywa się cztery razy szybciej!”

    Author's imageNatalya PshenichnayaKierownik działu logistyki, Konica Minolta Ukraine

    «Microsoft Dynamics NAV całkowicie spełnia wszystkie nasze wymagania dotyczące zarządzania firmą Konica Minolta. Adaptacja rozwiązania z uwzględnieniem specyfiki naszego biznesu pozwoliła na wyposażenie się firmy w potężne narzędzia, które pomagają pracować w sposób bardziej efektywny».

    Author's imageVladimir SovenkoDyrektor Generalny , Konica Minolta Ukraine

    Informacje dodatkowe

    Aby więcej dowiedzieć się o innych projektach, zrealizowanych na bazie technologii korporacji Microsoft, odwiedź następujące strony: www.microsoft.com/resources/casestudies (po angielsku).

     

    Dowiedz się więcej o produktach i usługach firmy SMART dzwoniąc na numer: +380 44 585 3550 bądź na stronie: smart-it-prod.azurewebsites.net.

    Dowiedz się więcej o produktach i usługach firmy Konica Minolta Ukraina dzwoniąc na numer: +380 44 230 1005 bądź odwiedź stronę: www.konicaminolta.pl.

  • Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji

    Pobierz case study