Коника Минолта Украина

  • ГП «Коника Минолта Украина» совершенствует бизнес при помощи ERP-системы

  • Konica Minolta
  • О компании

    ГП «Коника Минолта Украина» является украинским подразделением Konica Minolta, ведущего мирового поставщика продуктов и сервисных услуг в области обработки изображений и печати. В качестве корпоративной системы управления бизнесом в подразделениях группы компания выбрала решение Microsoft Dynamics NAV, которое внедряется по всему миру для более 30000 сотрудников. ГП «Коника Минолта Украина» со всеми её территориально распределёнными структурами перешла на бизнес-рещение от Microsoft одной из первых.

    Миграция с использованных в региональных офисах решений Галактика и 1С на Microsoft Dynamics NAV предоставила возможность улучшить качество сервиса, который предоставляется, оптимизировать бизнес-процессы компании, ускорить принятие решений и в результате увеличить прибыль компании.

    Ситуация

    ГП «Коника Минолта» осуществляет деятельность по продаже и маркетингу многофункциональной и факсимильной продукции, копировальной техники, принтеров, решений для бизнеса оперативной полиграфии, а также сервиса и технической поддержки этой продукции в Украине.

    Сегодня в составе ГП «Коника Минолта Украина» функционаруют шесть филий: в Киеве. Днепропетровске, Донецке, Харькове, Одессе, Ровно, и два сервисных центра в Кривом Рогу и Полтаве, которые занимаются как реализацией техники ТМ Konica Minolta, так и её сервисным обслуживанием. Каждый филиал имеет собственный сервисный центр, региональную сеть дилеров, собственный план объёма продаж и бюджет. Оперативное управление бизнесом компании осуществляют генеральный директор, менеджеры региональных продаж, менеджеры по работе с партнёрами – дилерами и дистрибуторами, контроллинг, бухгалтерия, логистика, сервис-менеджер и маркетинг.

    Для информационной поддержки бизнеса в Украине в компании использовалось локальное решение – ERP-система Галактика, модификованная под специфические требования некоторых процессов дистрибуции и финансов. Для учёта зарплаты использовались решения компании 1С.

    Постоянное усовершенствование и расширение бизнеса – это залог успеха в современной высококонкурентной среде. Усложнение бизнес-задач, увеличение количества сотрудников, задание более эффективного управления сервисом сформировали в ГП «Коника Минолта Украина» потребность в оптимизации всех бизнес-процессов – продаж, логистики, сервиса, финансов, управления персоналом. ГП «Коника Минолта Украина» было заинтересовано во внедрении во всех своих филиях единой системы управления предриятием, которая позволила бы оптимизировать ведение бизнеса.

    Система, которая по мнению международной группы компаний Konica Minolta наилучшим образом поддерживает особенности бизнеса, это Microsoft Dynamics NAV. Для ГП «Коника Минолта Украина», как одного из подразделений группы, переход на информационную систему управления, используемую материнской компанией, стал закономерным шагом.

    «Konica Minolta осуществляет свою деятельность на рынках разных стран. Адекватная и достоверная информация, получаенмая при помощи Microsoft Dynamics NAV – это обязательное условие ведения нашего бизнеса. Благодаря этой информации мы принимаем решения, которые позволяют эффективно действовать в рамках нашей бизнес-стратегии».

    Author's imageАри ЭйнарссонИТ-менеджер, Konica Minolta

    «К решениям Microsoft Dynamics мы присматриваемся уже давно – ещё с 2003 года. Но унификация подходов к управлению бизнесом и его эффективности, используемых в Konica Minolta, а также успешный опыт наших заграничных коллег подтолкнули нас к переходу на эту продуктивную систему именно сейчас, во время экономического спада. Ведь теперь вопросы эффективности бизнеса стоят особенно остро».

    Author's imageВладимир СовенкоГенеральный директор ГП «Коника Минолта Украина»

    Решение

    В 2008 году ГП «Коника Минолта Украина» начала работу с миграции на Microsoft Dynamics NAV. Генеральным подрядчиком проекта выступила компания Tectura – крупнейший в мире партнёр компании Microsoft по бизнес-приложениям, который предоставляет отраслевые отраслевые программные решения на базе Microsoft Dynamics. Материнская компания – Konica Minolta Business Solutions Europe вместе с компанией Tectura разработали собственный модуль управления специфическими процессами группы компаний – Navision Uniform Solution. Во всех процессах по подготовке и внедрению активную роль играли специалисты материнской компании со штаб-квартиры Konica Minolta Business Solutions Europe в городе Лангенхаген, Германия. Локальным партнёром Microsoft, который осуществил внедрение и поддержку решения, выступила украинская компания SMART business, золотой сертифицированный партнёр по направлению Microsoft Dynamics.

    «Заказчик поставил перед нами интересную задачу: параллельно с внедрением финансового модуля системы проект предполагал его интеграцию с Navision Uniform Solution – собственной разработкой материнской компании. Таким образом, в проекте приняло участие много сторон – украинская дочерняя компания-заказчик – ГП «Коника Минолта Украина», европейская материнская компания-заказчик – Konica Minolta Business Solutions Europe, генеральный подрядчик – партнёр Microsoft, партнёр по разработке собственного решения – Tectura, и мы, компания SMART business, как локальный партнёр Microsoft. На наши плечи легла интеграция собственного решения с финансовым модулем системы для соответствия законодательным требованиям Украины, а также свяанное с этим обучение пользователей, тренинги, миграция данных и введение системы в эксплуатацию».

    Author's imageКирилл РудневДиректор по продажам, SMART business

    Основной целью внедрения новой системы была стандартизация процессов сервисного обслуживания и логистики и корректная интеграция этих процессов с финансовым учётом. Для ГП «Коника Минолта Украина» финансовый учёт содержит в себе как бухгалтерский и налоговый учёт соответственно требованиям законодательства Украины, так и формирование отчётности по международным стандартам для материнской компании.

    Украинское подразделение стало вторым среди международных офисов Konica Minolta, где было осуществлено внедрение такого решения. Описывая техническую сторону проекта:

    «Архитектура построения решения выбрана традиционно европейская – основной сервер находится в Германии – в главном офисе материнской компании, а все пользователи украинской компании (их одновременно может быть 50) работают в терминальном режиме».

    Author's imageКирилл РудневДиректор по продажам, SMART business

    Таким образом, все территориально распределённые подразделения обращаются к данным компании на центральном сервере через интернет при помощи Microsoft Windows Terminal Services.

    Для эффективного взаимодействия в рамках проектной группы, в которую вошли представители Украины и Германии, был организован обмен информацией при помощи технологий Microsoft SharePoint Server 2007, что позволило быстрее осуществлять коллективную работу.

    «Мы обозначили ключевых пользователей по сервису, продажам, логистике, финансам. Потом при помощи проектной группы мы рассмотрели реализацию бизнес-процессов в Microsoft Dynamics и высказали свои пожелания по реализации тех или иных функций. После прохождения первого этапа тестирования была осуществлена локализация, а потом ключевые пользователи провели финальное тестирование системы перед запуском в эксплуатацию. Такой подход предоставил возможность эффективнее расширить опыт использования системы во всех наших подразделениях».

    Author's imageТатьяна КостикРуководитель проект-группы по внедрению Navision Uniform Solution в ГП «Коника Минолта Украина»

    «Наиболее сложной задачей этого проекта была интеграция локальных требований с корпоративными стандартами. Благодаря чёткой структуре процессов, хорошей подготовке ключевых пользователей, а также вниманию, уделённому тестированию прототипу системы, стал возможным запуск системы в промышленную эксплуатацию без этапа параллельного использования старой и новой систем».

    Author's imageКирилл РудневДиректор по продажам, SMART business

    Был проведён всеобъемлюющий интеграционный тест под руководством координатора со стороны украинской компании-заказчика, который включил в себя все возможные процессы и проверил корректную работу системы на всех этапах. Такое тестирование и запуск обеспечили бесперебойную работу компании в обслуживании своих клиентов без розрыва во времени и ухудшения сервиса во время внедрения.

    «Это внедрение является прекрасным примером гармоничной работы нескольких партнёров и клиента. Основные риски в такой работе – это задержки по утверждению тех или иных изменений в настройках и функциональности. Заказчик продемонстрировал наивысшую степень вовлечённости в проект и абсолютный фокус на поставленных перед проектом заданиях. Это позволило выполнять работы качественно и вовремя».

    Author's imageЮрий ПодвальныйКонсультант по сервису и логистике компании SMART business

    Преимущества

    ГП «Коника Минолта Украина» осуществило переход к стандартизованой корпоративной среде группы компаний Konica Minolta, что дало возможность улучшить качество сервисного обслуживания техники, оптимизировать бизнес-процессы компании, ускорить процесс принятия решений и, в результате, усовершенствовать управление компанией в целом. В планах на будущее – развитие полученной системы путём внедрения CRM-модуля Microsoft Dynamics NAV для повышения клиентоориентированности компании, а также подключение к системе отдалённых пользователей с мобильными устройствами.

    Улучшение качества сервисного обслуживания

    Расширенная техническая поддержка оборудования ТМ Konica Minolta, осуществляемая благодаря модулю Navision Uniform Solution, позволяет лучше отслеживать вопросы, связанные с сервисным обслуживанием оборудования, установленного у заказчиков.

    «Мы очень довольны реализованным в Microsoft Dynamics NAV блоком сервиса. Например, информация о необходимости замены тонера поступает прямо от наших принтеров в информационную систему менеджеров и сервисных инженеров. При этом у них есть все необходимые данные, чтобы спланировать и осуществить обслуживание наиболее качественно».

    Author's imageДмитрий СухоцкийРуководитель сервисной службы ГП «Коника Минолта Украина»

    Оптимизация бизнес-процессов

    В результате внедрения компания пересмотрела и усовершенствовала множество бизнес-процессов. Интеграция управленческой системы в среду материнской компании рационализировала взаимообмен данными и сделала возможным более эффективное выполнение многих процессов. Система позволяет рационализировать документооборот за счёт отслеживания практически всех бизнес-процессов, включая статусы поставленных задач, бухгалтерские документы и обслуживание клиентов.

    Облегчение процесса настройки параметров системы

    Инструментарий Microsoft Dynamics NAV повысил эффективность работы сотрудников, предоставив возможность более гибко настраивать систему, работать эффективнее и повысить ценность бизнеса Konica Minolta в Украине.

    «Например, при работе с филиалами у нас появилась возможность сделать «автозаказ» на комплектующие – это исключает человеческий фактор и возможность «забыть» сделать ту или иную важную для ведения бизнеса операцию».

    Author's imageНаталья ПшеничнаяРуководитель отдела логистики ГП «Коника Минолта Украина»

    «С нашей точки зрения, основным преимуществом системы является возможность её гибкой настройки под специфику бизнеса. Ещё один важный момент – это удобство ежедневной работы менеджеров. Например, наши сотрудники высоко оценили автоматизированную систему скидок при выписке заказов».

    Author's imageЕлена ИгнатенкоРуководитель отдела непрямых продаж ГП «Коника Минолта Украина»

    Усовершенствование анализа данных и отчётности

    обеспечило более широкие возможности для анализа данных и формирования отчётности, а также облегчило работу пользователей с документами.

    “Сейчас, после перехода на новую систему, оприходование товара делается в четыре раза быстрее”.

    Author's imageНаталья Пшеничнаяруководитель отдела логистики ГП «Коника Минолта Украина»

    «Microsoft Dynamics NAV полностью отвечает потребностям управления Коnica Minolta. Адаптация решения с учётом специфики нашего бизнеса позволила вооружить компанию мощным инструментарием, который позволяет работать продуктивнее».

    Author's imageВладимир СовенкоГенеральный директор ГП «Коника Минолта Украина»

    Дополнительная информация

    Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Microsoft, доступна по адресам:
    www.microsoft.com/ukraine/casestudies (на украинском языке),
    или www.microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке),
    или www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке).

    Для дополнительной информации о продуктах и сервисах “Коника Минолта Украина” звоните: +380 44 230 1005 или посетите веб-сайт: www.konicaminolta.ua.

    Для дополнительной информации о продуктах и сервисах SMART business звоните: +380 44 585 3550 или посетите веб-сайт: smart-it-prod.azurewebsites.net

  • Получите больше информации

    Скачать пример