Коніка Мінолта Україна

  • ДП «Коніка Мінолта Україна» вдосконалює бізнес за допомогою ERP-системи

  • Konica Minolta
  • Про компанію

    ДП «Коніка Мінолта Україна» є українським підрозділом Konica Minolta, провідного світового постачальника продуктів і сервісних послуг в області обробки зображень та друку. Корпоративною системою управління бізнесом у підрозділах групи компанія обрала рішення Microsoft® Dynamics® NAV, яке впроваджується по всьому світу для понад 30000 співробітників. ДП «Коніка Мінолта Україна» з усіма її територіально розподіленими структурами перейшла на бізнес-рішення від Microsoft однією з перших.

    Міграція з використовуваних у регіональних офісах рішень Галактика та 1С на Microsoft Dynamics NAV дала можливість поліпшити якість сервісу,який надається, оптимізувати бізнес-процеси компанії, прискорити прийняття рішень і в результаті збільшити прибутковість компанії.

    Ситуація

    ДП «Коніка Мінолта Україна» здійснює діяльність із продажу й маркетингу багатофункціональної та факсимільної продукції, копіювальної техніки, принтерів, рішень для бізнесу оперативної поліграфії, а також сервісу й технічної підтримці цієї продукції в Україні.

    Сьогодні в складі ДП «Коніка Мінолта Україна» функціонують шість філій: у Києві, Дніпропетровську, Донецьку, Харкові, Одесі, Рівному, та два сервісних центри в Кривому Розі й Полтаві, які займаються як реалізацією техніки ТМ Konica Minolta, так і її сервісним обслуговуванням. Кожна філія має власний сервісний центр, регіональну мережу дилерів, власний план обсягу продажів і бюджет. Оперативне управління бізнесом компанії здійснюють генеральний директор, менеджери регіональних продажів, менеджери по роботі з партнерами – дилерами та дистрибуторами, контролінг, бухгалтерія, логістика, сервіс-менеджер і маркетинг.

    Для інформаційної підтримки бізнесу в Україні в компанії використовувалося локальне рішення – ERP-система Галактика, модифікована під специфічні вимоги деяких процесів дистрибуції й фінансів. Для обліку зарплати використовувалися рішення компанії 1С.

    Постійне вдосконалення й зростання бізнесу є запорукою успіху в сучасному висококонкурентному середовищі. Ускладнення бізнес-завдань, зростання кількості співробітників, завдання більш ефективного управління сервісом сформували в ДП «Коніка Мінолта Україна» потребу в оптимізації всіх бізнес-процесів – продажів, логістики, сервісу, фінансів, управління персоналом. ДП «Коніка Мінолта Україна» було зацікавлено у впровадженні у всіх своїх філіях єдиної системи управління підприємством, яка дозволила б оптимізувати ведення бізнесу.

    Системою, яка найкращим чином підтримує особливості бізнесу, міжнародна група компаній Konica Minolta обрала Microsoft Dynamics NAV. Для ДП «Коніка Мінолта Україна», як одного з підрозділів групи, перехід на інформаційну систему управління, використовувану материнською компанією, став закономірним кроком.

    “Konica Minolta здійснює свою діяльність на ринках різних країн. Адекватна й достовірна інформація, одержувана за допомогою Microsoft Dynamics NAV – це обов’язкова умова ведення нашого бізнесу. Завдяки цій інформації ми приймаємо рішення, які дозволяють ефективно діяти в рамках нашої бізнес-стратегії”.

    Author's imageАрі Ейнарссон (Ari Einarsson)ІТ-менеджер Konica Minolta

    «До рішень Microsoft Dynamics ми придивлялися вже давно – ще з 2003 року. Але уніфікація підходів до управління бізнесом і його ефективності, використовуваних в Konica Minolta, а також успішний досвід наших закордонних колег підштовхнули нас здійснити перехід на цю продуктивну систему саме зараз, під час економічного спаду. Адже тепер питання ефективності бізнесу стоять особливо гостро».

    Author's imageВолодимир СовенкоГенеральний директор ДП «Коніка Мінолта Україна»

    Рішення

    У 2008 році ДП «Коніка Мінолта Україна» почала роботу з міграції на Microsoft Dynamics NAV. Генеральним підрядником проекту виступила компанія Tectura – найбільший у світі партнер компанії Microsoft із бізнес-додатків, який поставляє галузеві програмні рішення на базі Microsoft Dynamics. Материнська компанія – Konica Minolta Business Solutions Europe разом з компанією Tectura розробили власний модуль із управління специфічними процесами групи компаній – Navision Uniform Solution. У всіх процесах з підготовки та впровадження активну роль грали фахівці материнської компанії зі штаб-квартири Konica Minolta Business Solutions Europe у місті Лангенхаген, Німеччина. Локальним партнером Microsoft, який здійснив впровадження й підтримку рішення, виступила українська компанія SMART business, золотий сертифікований партнер з напрямку Microsoft Dynamics.

    «Замовник поставив перед нами цікаве завдання: поряд із впровадженням фінансового модуля системи проект передбачав його інтеграцію з Navision Uniform Solution – власною розробкою материнської компанії. Таким чином, у проекті брало участь багато сторін – українська дочірня компанія-замовник – ДП «Коніка Мінолта Україна», європейська материнська компанія-замовник – Konica Minolta Business Solutions Europe, генеральний підрядник – партнер Microsoft, партнер з розробки власного рішення – Tectura, і ми, компанія SMART business, як локальний партнер Microsoft. На наші плечі лягла інтеграція власного рішення з фінансовим модулем системи для відповідності законодавчим вимогам України, а також пов’язане із цим навчання користувачів, тренінги, міграція даних та введення системи в експлуатацію».

    Author's imageКирило РуднєвДиректор з продажів, SMART business

    Основною метою впровадження нової системи була стандартизація процесів сервісного обслуговування й логістики й коректна інтеграція цих процесів з фінансовим обліком. Для ДП «Коніка Мінолта Україна» фінансовий облік містить у собі як бухгалтерський і податковий облік відповідно до вимог законодавства України, так і формування звітності за міжнародними стандартами для материнської компанії.

    Український підрозділ став другим з міжнародних офісів Konica Minolta, де було здійснене впровадження такого рішення. Описуючи технічну сторону проекту:

    «Архітектура побудови рішення обрана традиційно європейська – основний сервер перебуває в Німеччині – у головному офісі материнської компанії, а всі користувачі української компанії (їх одночасно може бути 50) працюють у термінальному режимі».

    Author's imageКирило РуднєвДиректор з продажів, SMART business

    Таким чином, всі територіально розподілені підрозділи звертаються до даних компанії на центральному сервері через інтернет за допомогою Microsoft Windows Terminal Services.

    Для ефективної взаємодії в рамках проектної групи, яка складалася із представників України й Німеччини, був організований обмін інформації за допомогою технологій Microsoft SharePoint® Server 2007, що дозволило швидше здійснювати колективну роботу.

    «Ми визначили ключових користувачів по сервісу, продажам, логістиці, фінансам. Потім за допомогою проектної групи ми розглянули реалізацію бізнес-процесів в Microsoft Dynamics і висловили свої побажання з реалізації тих або інших функцій. Після проходження першого етапу тестування була здійснена локалізація, а потім ключові користувачі провели фінальне тестування системи перед запуском в експлуатацію. Такий підхід дав можливість ефективніше поширити досвід використання системи на всі наші підрозділи».

    Author's imageТетяна КостикКерівник проект-групи з впровадження Navision Uniform Solution ДП «Коніка Мінолта Україна»

    «Найскладнішим завданням цього проекту була інтеграція локальних вимог з корпоративними стандартами. Завдяки чіткій структурі процесів, гарній підготовці ключових користувачів, а також увазі, приділеній тестуванню прототипу системи, став можливим запуск системи в промислову експлуатацію без етапу паралельного використання старої та нової системи».

    Author's imageКирило РуднєвДиректор з продажів, SMART business

    Був проведений всеосяжний інтеграційний тест під керівництвом координатора з боку української компанії-замовника, що включив у себе всі можливі процеси й перевірив коректну роботу системи на всіх етапах. Таке тестування й запуск забезпечили безперебійну роботу компанії в обслуговуванні своїх клієнтів без розриву в часі й погіршення сервісу під час впровадження.

    «Дане впровадження є прекрасним прикладом злагодженої роботи декількох партнерів і клієнта. Основні ризики в такій роботі – це затримки із затвердженням тих або інших змін у настроюваннях і функціональності. Замовник продемонстрував найвищий ступінь залучення в проект і абсолютний фокус на поставлених перед проектом завданнях. Це уможливило виконання робіт у необхідний строк з необхідною якістю».

    Author's imageЮрій ПідвальнийКонсультант з сервісу та логістики, SMART business

    Переваги

    ДП «Коніка Мінолта Україна» здійснила перехід до стандартизованого корпоративного середовища групи компаній Konica Minolta, що дало можливість поліпшити якість сервісного обслуговування техніки, оптимізувати бізнес-процеси компанії, прискорити прийняття рішень і, у результаті, удосконалити управління компанією в цілому. У планах на майбутнє – розвиток отриманої системи шляхом впровадження CRM-модуля Microsoft Dynamics NAV для підвищення клієнтоорієнтованості компанії, а також підключення до системи віддалених користувачів з мобільними пристроями.

    Поліпшення якості сервісного обслуговування

    Розширена технічна підтримка обладнання ТМ Konica Minolta, здійснювана завдяки модулю Navision Uniform Solution, дозволяє краще відслідковувати питання, пов’язані із сервісним обслуговуванням обладнання, встановленого в замовників.

    «Ми дуже задоволені реалізованим у Microsoft Dynamics NAV блоком сервісу. Наприклад, інформація про необхідність заміни тонеру надходить прямо від наших принтерів в інформаційну систему менеджерів і сервісних інженерів. При цьому в них є вся необхідні дані, щоб спланувати й здійснити обслуговування найбільш якісно».

    Author's imageДмитро СухоцькийКерівник сервісної служби ДП «Коніка Мінолта Україна»

    Оптимізація бізнес-процесів

    У результаті впровадження компанія переглянула й удосконалила багато бізнес-процесів. Інтеграція управлінської системи в середовище материнської компанії раціоналізувала взаємообмін даними й дозволила багато процесів здійснювати більш ефективно. Система дозволяє раціоналізувати документообіг за рахунок відстеження практично всіх бізнес-процесів, включаючи статуси поставлених завдань, бухгалтерські документи й обслуговування клієнтів.

    Полегшення процесу настроювання параметрів системи

    Інструментарій Microsoft Dynamics NAV підвищив ефективність роботи співробітників, давши можливість гнучкіше настроювати систему, працювати ефективніше та підвищити цінність бізнесу Konica Minolta в Україні.

    «Наприклад, при роботі з філіями у нас з’явилася можливість зробити «автозамовлення» на комплектуючі – це виключає людський фактор і можливість «забути» зробити ту або іншого важливу для ведення бізнесу операцію».

    Author's imageНаталя ПшеничнаКерівник відділу логістики ДП «Коніка Мінолта Україна»

    «На наш погляд, основною перевагою системи є можливість її гнучкого настроювання під специфіку бізнесу. Ще один важливий момент – це зручність повсякденної роботи менеджерів. Наприклад, наші співробітники високо оцінили автоматизовану систему знижок при виписці замовлень».

    Author's imageОлена ІгнатенкоКерівник відділу непрямих продажів ДП «Коніка Мінолта Україна»

    Удосконалення аналізу даних і звітності

    Впровадження Microsoft Dynamics не тільки надало більш широкі можливості для аналізу даних і формування звітності, але й полегшило роботу користувачів з документами.

    “Зараз, після переходу на нову систему, оприбуткування товару робиться в 4 рази швидше”.

    Author's imageНаталя ПшеничнаКерівник відділу логістики ДП «Коніка Мінолта Україна»

    «Microsoft Dynamics NAV абсолютно відповідає потребам управління Konica Minolta. Адаптація рішення з урахуванням специфіки нашого бізнесу дозволила озброїти компанію потужним інструментарієм, який дозволяє працювати продуктивніше».

    Author's imageВолодимир СовенкоГенеральний директор ДП «Коніка Мінолта Україна»

    Додаткова інформація

    Докладніше про продукти та сервіси компанії “Коніка Мінолта Україна” можна дізнатися за телефоном: +380 44 230 1005 або на сайті: www.konicaminolta.ua.

    Докладніше про продукти та сервіси компанії SMART business можна дізнатися за телефоном: +380 44 585 3550 або на сайті: smart-it-prod.azurewebsites.net

  • Отримайте більше інформації

    Завантажити приклад